Elk klein bedrijf dat online verkoopt in de EU krijgt vroeg of laat met dezelfde vraag te maken: op welk punt dwingt de omzet tot btw-registratie? Het antwoord hangt af van drie afzonderlijke eurocijfers, niet één, en het kiezen van het verkeerde pad kan betekenen dat u maandenlang het verkeerde btw-tarief in rekening brengt. Deze gids vergelijkt de drie routes die een kleine verkoper kan nemen: onder een binnenlandse vrijstelling blijven, de EU-brede drempel voor afstandsverkopen overschrijden, of de nieuwe MKB-regeling gebruiken die in januari 2025 is ingevoerd. Elke route kent zijn eigen limiet, zijn eigen papierwerk en zijn eigen addertje onder het gras.
Onder uw binnenlandse btw-drempel blijven
Elk EU-land stelt zijn eigen binnenlandse btw-vrijstelling vast voor bedrijven die binnen zijn grenzen zijn gevestigd. Sinds de hervorming van 2025 stelt de regeling een gemeenschappelijke maximale binnenlandse of nationale drempel van €85,000 vast voor vrijstellingen voor kleine bedrijven, hoewel de meeste lidstaten hun eigen limiet ruim onder dat cijfer vaststellen.
De werkelijke cijfers variëren sterk van land tot land. Oostenrijk stelt zijn drempel vast op €42,000, België op €25,000 en Duitsland op €22,000. Griekenland hanteert een volledig tegenovergestelde aanpak: er is geen drempel van toepassing, wat betekent dat registratie vanaf de allereerste verkoop verplicht is.
Onder het relevante cijfer zijn belastingplichtigen die onder de drempel blijven over het algemeen vrijgesteld van het in rekening brengen van btw op hun leveringen. Het nadeel is dat een bedrijf dat van de vrijstelling gebruikmaakt, meestal de btw die op eigen aankopen is betaald niet kan terugvorderen; een punt om te overwegen voordat u kiest voor deze optie.
Het overschrijden van de EU-brede drempel voor grensoverschrijdende e-commerce
Grensoverschrijdende B2C-verkopen volgen een totaal andere regel. Sinds 1 juli 2021 geldt een enkele EU-brede drempel van €10,000 voor grensoverschrijdende B2C-afstandsverkopen van goederen en elektronische diensten; daarboven is btw verschuldigd in het land van de klant.
Deze limiet is niet per markt. Een winkel die voor €4,000 aan Frankrijk, €4,000 aan Italië en €3,000 aan België verkoopt, heeft deze overschreden, ook al heeft geen enkel land de €10,000 bereikt. Zodra het gecombineerde cijfer de grens overschrijdt, veranderen de regels voor elke verkoop die volgt.
Zodra dat gebeurt, verschuift de btw-aansprakelijkheid naar het EU-land van bestemming en kan de verkoper zich registreren voor lokale btw in dat land of het One Stop Shop-systeem gebruiken. Er is hier ook een uitzondering die het vermelden waard is: een verkoper die buiten de EU is gevestigd, heeft helemaal geen drempel, aangezien btw vanaf de eerste verkoop op de bestemming verschuldigd is.
De nieuwe EU MKB-regeling gebruiken om in het buitenland vrijgesteld te blijven
Een derde route verscheen pas onlangs. Vanaf 1 januari 2025 kunnen kleine EU-bedrijven die in een andere lidstaat zijn gevestigd dan waar de btw verschuldigd is, de speciale regeling voor kleine ondernemingen (MKB-regeling) gebruiken om hun grensoverschrijdende leveringen van btw vrij te stellen, in plaats van btw in rekening te brengen zodra ze een grens oversteken.
Om in aanmerking te komen, moet aan twee voorwaarden worden voldaan. Noch de jaarlijkse drempel van de Unie van EUR 100,000, noch de jaarlijkse nationale drempel die is vastgesteld door de lidstaat waar het bedrijf de vrijstelling wil toepassen, mag worden overschreden. Beide cijfers worden elk jaar gecontroleerd, niet één keer.
De administratie blijft redelijk licht onder deze route. Het bedrijf rapporteert zijn vrijgestelde grensoverschrijdende verkopen aan de eigen autoriteit, aangezien het dit nummer gebruikt om per kwartaal aan de eigen belastingdienst de btw-vrijgestelde verkopen voor de genomineerde EU-staten te rapporteren. De regeling kent echter echte limieten: bedrijven die buiten de EU zijn gevestigd, kunnen zich niet voor de regeling registreren, zelfs niet met een vaste inrichting erin, en kiezen voor de regeling betekent over het algemeen het verlies van het recht op aftrek van voorbelasting, net als bij de binnenlandse vrijstelling.
Bij wie elke optie werkelijk past
Een verkoper die alleen binnen één land handelt, hoeft alleen naar de binnenlandse drempel te kijken, aangezien geen van de grensoverschrijdende regels ooit van toepassing is. Een verkoper die thuis al btw in rekening brengt en gestaag verzendt naar verschillende EU-landen, heeft meestal meer aan OSS, omdat verkopers die grensoverschrijdende B2C-leveringen binnen de EU doen, hiermee de btw in één lidstaat kunnen aangeven en betalen in plaats van in elk land afzonderlijk aangifte te doen.
De MKB-regeling past goed bij een engere groep: kleine, incidentele grensoverschrijdende verkopers die vrijgesteld willen blijven in plaats van btw in het buitenland in rekening te brengen, zolang hun EU-brede omzet ruim onder het plafond van €100,000 blijft en onder de eigen nationale limiet van elk land.
Wat de keuze werkelijk bepaalt, is niet de totale omzet, maar waar die omzet vandaan komt en hoeveel daarvan een grens overschrijdt. Een verkoper die binnen de EU verzendt, moet elk jaar het cijfer van €10,000 bijhouden, inclusief het jaar ervoor, aangezien als een van beide jaren €10,000 overschrijdt, btw in het land van bestemming van toepassing is. Controleer de drempelpagina van uw nationale belastingdienst voordat elk kwartaal eindigt, houd grensoverschrijdende verkopen afzonderlijk van binnenlandse verkopen bij en registreer u voor OSS of de MKB-regeling zodra de verwachte omzet binnen bereik van de relevante limiet komt, niet nadat u deze al hebt overschreden.
