Jedes kleine Unternehmen, das in der EU online verkauft, steht früher oder später vor derselben Frage: Ab welchem Punkt erzwingt der Umsatz eine Mehrwertsteuerregistrierung? Die Antwort hängt von drei separaten Euro-Beträgen ab, nicht von einem, und der falsche Weg kann dazu führen, dass über Monate hinweg der falsche Mehrwertsteuersatz berechnet wird. Dieser Leitfaden vergleicht die drei Routen, die ein kleiner Händler wählen kann: unter einer nationalen Befreiung bleiben, die EU-weite Schwelle für Fernverkäufe überschreiten oder die neue KMU-Regelung nutzen, die im Januar 2025 eingeführt wurde. Jede Route bringt ihr eigenes Limit, ihren eigenen Papierkram und ihre eigenen Fallstricke mit sich.
Unter Ihrer heimischen Mehrwertsteuerschwelle bleiben
Jedes EU-Land legt seine eigene nationale Mehrwertsteuerbefreiung für Unternehmen mit Sitz innerhalb seiner Grenzen fest. Seit der Reform von 2025 legt die Regelung eine gemeinsame maximale nationale Schwelle von €85,000 für die Befreiung von Kleinunternehmen fest, obwohl die meisten Mitgliedstaaten ihre eigenen Limits deutlich unter dieser Zahl ansetzen.
Die tatsächlichen Zahlen variieren stark von Land zu Land. Österreich setzt seine Schwelle bei €42,000 fest, Belgien bei €25,000 und Deutschland bei €22,000. Griechenland verfolgt einen komplett entgegengesetzten Ansatz: Es gilt keine Schwelle, was bedeutet, dass eine Registrierung ab dem ersten Verkauf zwingend erforderlich ist.
Unterhalb des relevanten Schwellenwerts sind Steuerpflichtige, die unter dieser Grenze bleiben, im Allgemeinen davon befreit, Mehrwertsteuer auf ihre Lieferungen zu erheben. Der Nachteil ist, dass ein Unternehmen, das diese Befreiung in Anspruch nimmt, in der Regel die auf seine eigenen Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückfordern kann – ein Punkt, den man vor der Entscheidung abwägen sollte.
Überschreiten der EU-weiten Schwelle für grenzüberschreitenden E-Commerce
Für grenzüberschreitende Verkäufe an Endverbraucher gelten völlig andere Regeln. Seit dem 1. Juli 2021 gilt eine einheitliche EU-weite Schwelle von €10,000 für grenzüberschreitende B2C-Fernverkäufe von Waren und elektronischen Dienstleistungen; darüber ist die Mehrwertsteuer im Land des Kunden fällig.
Dieses Limit gilt nicht pro Markt. Ein Geschäft, das für €4,000 nach Frankreich, für €4,000 nach Italien und für €3,000 nach Belgien verkauft, hat diese Grenze überschritten, auch wenn kein einzelnes Land €10,000 erreicht hat. In dem Moment, in dem die Gesamtsumme die Linie überschreitet, ändern sich die Regeln für jeden weiteren Verkauf.
Sobald dies geschieht, verlagert sich die Mehrwertsteuerschuld in das EU-Bestimmungsland, und der Händler kann sich entweder für die lokale Mehrwertsteuer in diesem Land registrieren oder das „One Stop Shop“-System nutzen. Es gibt auch hier eine erwähnenswerte Ausnahme: Für einen Händler mit Sitz außerhalb der EU gibt es gar keine Schwelle, da die Mehrwertsteuer am Bestimmungsort ab dem ersten Verkauf fällig wird.
Die neue EU-KMU-Regelung nutzen, um im Ausland steuerbefreit zu bleiben
Ein dritter Weg ist erst kürzlich hinzugekommen. Ab dem 1. Januar 2025 können kleine Unternehmen aus der EU, die in einem anderen Mitgliedstaat ansässig sind als dem, in dem die Mehrwertsteuer fällig ist, die Sonderregelung für Kleinunternehmen (KMU-Regelung) nutzen, um ihre grenzüberschreitenden Lieferungen von der Mehrwertsteuer zu befreien, anstatt die Mehrwertsteuer direkt beim Grenzübertritt zu berechnen.
Um sich zu qualifizieren, müssen zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Weder die jährliche Unionsschwelle von EUR 100,000 noch die nationale jährliche Schwelle, die von dem Mitgliedstaat festgelegt wurde, in dem das Unternehmen die Befreiung in Anspruch nehmen möchte, dürfen überschritten werden. Beide Zahlen werden jedes Jahr geprüft, nicht nur einmal.
Der Verwaltungsaufwand bleibt auf diesem Weg recht gering. Das Unternehmen meldet seine steuerbefreiten grenzüberschreitenden Umsätze an seine heimische Behörde, da es diese Nummer verwendet, um vierteljährlich die mehrwertsteuerfreien Verkäufe für die benannten EU-Staaten an die heimische Steuerbehörde zu melden. Die Regelung hat jedoch echte Grenzen: Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU können sich nicht für dieses Verfahren registrieren, selbst nicht mit einer festen Niederlassung innerhalb der EU, und die Teilnahme bedeutet in der Regel den Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug, genau wie bei der nationalen Befreiung.
Für wen sich die jeweiligen Optionen wirklich eignen
Ein Händler, der nur innerhalb eines Landes handelt, sollte nur die heimische Schwelle im Auge behalten, da keine der grenzüberschreitenden Regeln zum Tragen kommt. Ein Händler, der bereits im Inland Mehrwertsteuer erhebt und regelmäßig in mehrere EU-Länder versendet, profitiert in der Regel mehr vom OSS, da es Händlern, die grenzüberschreitende B2C-Lieferungen innerhalb der EU tätigen, ermöglicht, die Mehrwertsteuer in einem einzigen Mitgliedstaat zu deklarieren und zu zahlen, anstatt in jedem Land einzeln eine Erklärung abzugeben.
Die KMU-Regelung eignet sich gut für eine engere Gruppe: kleine, gelegentliche grenzüberschreitende Händler, die steuerbefreit bleiben wollen, anstatt im Ausland Mehrwertsteuer zu berechnen, solange ihr EU-weiter Umsatz bequem unter der Obergrenze von €100,000 und unter dem nationalen Limit des jeweiligen Landes bleibt.
Was die Entscheidung letztlich bestimmt, ist nicht der Gesamtumsatz, sondern woher dieser Umsatz kommt und wie viel davon eine Grenze überschreitet. Ein Händler, der in die EU versendet, muss den Betrag von €10,000 jedes Jahr im Auge behalten, einschließlich des Vorjahres, denn wenn eines der beiden Jahre €10,000 übersteigt, gilt die Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes. Überprüfen Sie vor Ende jedes Quartals die Schwellenwert-Seite Ihrer nationalen Steuerbehörde, führen Sie Aufzeichnungen über grenzüberschreitende Verkäufe getrennt von den inländischen und registrieren Sie sich für das OSS-Verfahren oder die KMU-Regelung, sobald der prognostizierte Umsatz in die Nähe des relevanten Limits kommt – nicht erst, nachdem Sie es bereits überschritten haben.
